1. Yalnızca gerekli bilgileri toplayın
Ad, iletişim yöntemi, tercih edilen tarih ve kısa bir idari açıklama isteyin. “İlk randevumu oluşturmak istiyorum” gibi bir talep, resepsiyonun geri dönüş yapması için yeterli bağlam sağlar. Genel randevu formunu tıbbi bilgi anketine dönüştürmeyin.
VolaCRM randevu talep bileşenini kullanıyorsanız gönderimler, personel incelemesini bekleyen talepler olarak çalışma alanına gelir. Formu kurgu bilgilerle deneyin ve talebin doğru klinik çalışma alanına ulaştığını kontrol edin. Tercih edilen tarih, otomatik olarak takvimde yer ayırmaz.
2. Onaydan önce uygunluğu kontrol edin
Haftalık takvimi, sorumlu doktoru, tedavi odasını ve randevu süresini birlikte kontrol edin. Başlangıç saatinin boş olması yeterli değildir; doktor veya oda, randevunun bir bölümünde başka bir iş için ayrılmış olabilir.
Örneğin 10.00’da başlayacak 30 dakikalık bir randevu için ilgili doktor ve odanın 10.30’a kadar uygun olması gerekir. Saat uygun değilse resepsiyon hastayla alternatif zamanı görüşmeli ve onaydan önce anlaşılan tarihi kaydetmelidir.
3. Talebin sorumlusunu belirleyin
Aramayı veya yanıtı yapacak ekip üyesini belirleyin; sonraki işlemi kısa bir idari notla kaydedin. Farklı kanallardan gelen taleplerde veya resepsiyona başka bir ekip üyesi baktığında bu sorumluluk özellikle önemlidir.
Telefonla gelen talepleri de personel kaydedebilir; böylece ortak randevu takvimi çalışma görünümü olarak kullanılır. Yeni hasta kişisi eklemeden önce mevcut kaydı kontrol edin. Bu, sonraki randevuların doğru kişiyle ilişkilendirilmesine yardımcı olur.
4. Anlaşılan randevuyu kaydedin
Hasta ve klinik anlaşmaya vardığında hasta, doktor, oda, tarih, başlangıç saati ve süreyi birlikte gözden geçirin. Talebin durumunu kliniğinizin onay sürecine göre güncelleyin ve anlaşılan randevu bilgilerini kaydedin.
Ekip genelinde tutarlı durum adları kullanın. Bekleyen talep, onaylı randevu ve iptal edilen randevu farklı kararları ifade eder. Personel tüm notları okumadan güncel durumu anlayabilmelidir.
5. Değişiklikleri ve takibi görünür tutun
Randevu ertelendiğinde anlaşılan zamanı güncelleyin ve kısa bir açıklama ekleyin. Gün başında açık talepleri ve personel işlemi gerektiren randevuları gözden geçirin.
Kaydı kaydetmek ile hastaya bildirim göndermek farklı işlemlerdir. E-posta, SMS veya WhatsApp teslimatına güvenmeden önce hangi kanalların yapılandırıldığını doğrulayın. Standart VolaCRM klinik akışı idari talep ve randevu planlamaya odaklanır; klinik kayıtlar ayrıca incelenmiş bir kurulum gerektirir.
Kurgu verilerle planlama örneği
Örnek akış: ilk randevu talebi
| Adım | Örnek | Personel işlemi |
|---|---|---|
| Talep | Kurgu bir hasta salı sabahını tercih ediyor | İnceleme tamamlanana kadar bekleyen durumda tutun |
| Uygunluk | Doktor A · Oda 1 · 30 dakika | Sürenin tamamını kontrol edin |
| Anlaşma | Salı, 10.00–10.30 | Hastayla anlaşılan saati kaydedin |
| Takip | Hasta çarşambaya almak istiyor | Takvimi ve idari notu güncelleyin |
Onaylamadan önce takvimi inceleyin
Sık sorulan sorular
Web sitesinden gelen talep randevuyu kesinleştirir mi?
Yetkili personel uygunluğu kontrol edip randevuyu hastayla kesinleştirene kadar talep olarak değerlendirin.
Bu bir klinik hasta kayıt sistemi mi?
Bu rehber resepsiyon ve randevu operasyonlarını kapsar. Standart VolaCRM klinik çalışma alanı, elektronik sağlık kaydı, tanı veya klinik triyaj sisteminin yerini almaz.
İş akışını deneyin
İlgili şablonu inceleyin ve örnek kayıtlardan başlayarak kendi ekibinizin sürecine uyarlayın.